Как сократить расходы на печать

Для того, чтобы сократить расходы на печать их сначала надо подсчитать.

Пробовали ли Вы когда-нибудь сделать расчет стоимость отпечатка? Если пробовали, то согласитесь, что это весьма непростое занятие.

Надо учесть стоимость печатного оборудования, налогов на него, расходных материалов, обслуживания и ремонта техники. Кроме того, надо включить затраты времени людей, заказывающих расходные материалы, устраняющих мелкие неполадки и оформляющих счета и акты на ремонт; стоимость простоя оргтехники и потерь от вынужденного простоя в работе всех сотрудников из-за технических поломок. Также необходимо учесть стоимость аренды помещения, в котором хранятся запчасти и расходные материалы для всего вашего парка техники.

В общем задача по подсчету расходов на печать не простая. Ей давно озадачилась компания Gartner и выяснила, что в среднем на печать тратится 5-15% бюджета фирмы!

Внушительная сумма, не правда ли?

Сократить расходы на печать и сделать обслуживание техники быстрым и удобным можно с помощью аутсорсинга офисной печати, то есть заключив покопийный контракт (договор ) с ГК «Бюро офисных машин».

Основной принцип покопийных контрактов — это оплата за фактически сделанную копию. После бесплатного аудита печати Вам предоставляется оргтехника в аренду. Кроме того, вы не тратитесь на картриджи и ремонт оборудование. Оплата происходит только один раз в месяц за количество фактически выполненных отпечатков. Более детально о покопийных контрактах читайте здесь.

За счет чего снижаются расходы на печать:

1. Вы НЕ покупаете сами оргтехнику. Фактически вы получаете копировальную технику и принтеры в аренду ( лизинг печати) . Кроме того, эта техника не стоит у вас на балансе и не создает лишней нагрузки на бухгалтерию.

 

2. Оптимизация парка техники.
   За счет оптимизации парка техники сокращается число персональных принтеров и увеличивается число больших сетевых принтеров, печать на которых гораздо дешевле.

 

3. Ограничение цветной печати для некоторых пользователей.
   Установив дополнительный модуль вы сможете разрешить цветную печать только некоторым пользователям, тем, кому это действительно необходимо.

 

4. За счет того, что большие сетевые принтеры стоят в холлах и коридорах, то ваши сотрудники постесняются печатать на них личные документы, не относящиеся к работе. А это, как показывает наш опыт, достаточно большие объемы печати.

 

5. Цветное сканирование с больших аппаратов в e-mail и в файл позволяет сократить расходы на копирование документов, которые можно послать в электронном виде.

 

6. Сокращение простоев техники вследствие непредвиденных поломок.
   Во-первых непредвиденных поломок станет меньше, так как техническое обслуживание аппаратов печати производится 4 раза в год, ежеквартально, по согласованному графику.
   Во-вторых, в случае поломки инженер оперативно реагирует на вызов. Если ремонт займет продолжительное время, то мы вам предоставим подменный аппарат (принтер) в аренду бесплатно.

 

7. Фиксированная цена на расходные материалы в течении всего контракта (контракты сроком на 1-5 лет, максимальная корректировка — 3% в год).

Пример решений по сокращению расходов на печать.

Чтобы узнать подробней о том, как сократить расходы на печать, позвоните нашему менеджеру по телефону +7(495)925-8895.