Выгодно ли перезаправлять картриджи

Очень часто самым простым и эффективным способом снижения расходов на печать пользователи считают перезаправку картриджей.

Мы же утверждаем, что аутсорсинг печати в виде заключения покопийного контракта поможет снизит расходы на печать на 40%, даже в том случае, если сейчас вы используете перезаправленные картриджи.

Рассмотрим реальные расчеты на примере организации ООО «Глазго». Это компания, состоящая из 40 человек, которые находятся в одном офисе и в месяц делают около 8 000 черно-белых отпечатков. У данной организации есть 3 варианта решения печатного вопроса.

ВАРИАНТ 1 — аутсорсинг печати (заключение покопийного контракта с ГК «Бюро офисных машин».

Затраты:

  1. 1,2 руб за ч/б отпечаток

  2. Рабочее время системного администратора на периодический вызов инженера и заказ картриджей для аппаратов ( около 1,5 часов в неделю). При условии, что сисадмин «Глазго» получает 50 000 руб в месяц, то получаем 1 875 руб в месяц

  3. Затраты на получение, согласование и подписание счета за фактически сделанные копии 1 раз в месяц. Одна крупная российская компания провела у себя исследование, и выяснили что внутренние расходы на эти процедуры у них составили 400 рублей за каждый счет. В компании «Глазго» счет будет один, поэтому + 400 руб.

ИТОГО: 8 000 * 1,2 + 1 875 + 400 руб = 11 875 руб.

При этом ООО «Глазго» НЕ тратится на покупку новой техники, на ремонт и профилактику МФУ, на покупку картриджей, а также НЕ выплачивает 2% налога на основные средства. Кроме того НЕ ломаете голову над тем где купить и где отремонтировать копир, НЕ оплачиваете отдельно профилактику и ремонт аппарата и НЕ ждет по несколько дней аппарат из ремонта, ведь в случае поломки мастер выезжает в течении 8 часов, а при долгом ремонте компании предоставляется подменный аппарат. Подробнее о преимуществах покопийных контрактов читайте здесь.

ВАРИАНТ 2 — самостоятельная организация работы парка техники в фирме с использованием оригинальных картриджей.

Затраты:

  1. Покупка  принтеров и МФУ. В нашу небольшую организацию «Глазго» на 40 человек потребуется четыре МФУ. Их средняя цена 25 000 руб, срок работы 3 года. Получаем, что в закупке мы тратим 100 000 руб, т. е. амортизируем 2 777 руб в месяц.

  2. Средний объем печати в офисе — 8 000 в месяц, около 2 000 отпечатков на каждом аппарате. Ресурс картриджа — 2 000 отпечатков, цена картриджа около 2 200 руб., то есть 2 000 * 4 = 8 800 руб. на картриджи в месяц

  3. МФУ необходима профилактика 4 раза в год. Профилактика 4-х аппаратов стоит 5 840 руб, т. е. это 1 947 руб в месяц. Кроме того, аппараты будут периодически ломаться внепланово. При использовании оригинальных картриджей ресурс между поломками в таких аппаратах около 50 000 отпечатков, т. е. это через 2 года. Подобный ремонт одного аппарата стоит около 5 000 руб, на четыре МФУ = 20 000, т.е 833 руб. мес. Итого: 1 947 + 833 = 2 780 руб. в месяц на ремонты.

  4. Налог на имущество. Так как аппараты стоят на балансе у фирмы ООО «Глазго», то они ежемесячно платят 2% налога на имущество от амортизируемой суммы в 100 000 руб, что примерно 2 000 в месяц.

  5. Потеря времени на внеплановые ремонты и оплату счетов.
    Ремонт принтера , как правило занимает около недели — в течение этого время вы на чем печатаете? На чьем-то соседнем принтере? И тратите время на пересылку документов с просьбой распечатать, на походы за распечатками или на налаживание работы чужого принтера на своем компьютере? Сколько времени потрачено зря? Сколько лишних поводов отвлечься от работы ? А сколько стоит рабочий час ваших сотрудников? Ответьте себе честно на эти вопросы.

  6. Наша статистика показывает, что в нашем примере системный администратор тратил бы на вызов мастера, закупку картриджей, устранение мелких неполадок, заминов и устранение мелких поломок на аппарате, установку картриджей и т. д. по 1 часу в день. Допустим, что он получает у вас около 50 000 в месяц, соответственно его рабочий час стоит 50 000 / 160 часов = 312,5 руб, а это 6 562,5 руб в месяц

  7. Более того, на согласование по документам на оплату счетов и оформлению бумаг по закупке новых картриджей, плановые и внеплановые ремонты тратиться достаточно много времени и ресурсов. Как уже ранее упоминалось, у нас есть статитстика, говорящая о том, чтго на подписание 1 счета у вас будет уходить около 400 руб/месяц. В случает с ООО «Глазго» таких счетов было около 2-х в месяц, т.е 800 руб на оплату счетов.

    ИТОГО: 2 777 + 8 800 + 2 780 + 2 000 + 6 563 + 800 = 21 720 руб.

    При этом ваш системный администратор гораздо больше нагружен, в случае поломки помененную технику вам НЕ предоставляют, а ремонта аппарата можно ждать несколько дней.

ВАРИАНТ 3 — самостоятельная организация работы  техники в фирме с использованием перезаправленых картриджей.

Затраты:

  1. Покупка самих принтеров и МФУ составит столько же — 100 000 руб, амортизация в месяц 2 777 руб.

  2. Средний объем печати в офисе — 8 000 в месяц, около 2 000 отпечатков на каждом аппарате. Ресурс картриджа — 2 000 отпечатков, цена картриджа около 2 200 руб. Но в том случае, если вы решили сэкономить и воспользоваться заправкой картриджа, то она стоит 500 руб. Однако стоит заметить, что заправляя картридж вы просто дорабатываете остатки ресурса картриджа, поэтому зачастую, качество печати заправленного картриджа сильно отличается от качества нового — идут полосы, серый фон, неравномерно пропечатывается текст и т. д. Это происходит потому что все валы, подшипники, уплотнители уже изношены, все зазоры расшатались и увеличились, детали достигли предельных значений . Отсюда и фон, и грязь на отпечатке, и повышенный расход тонера.
    Получаем что на практике объем печати между заправками снижается при первой за правке на 30%, а при второй на 40%, т. е. вместо ожидаемого ресурса в 2 000 листов, как у оригинального картриджа, ваш принтер по факту напечатает всего 1 400 и 1 200, отпечатков.

    Получаем: (1 картридж + 2 заправки) * 4 аппарата = (2 200 + 500*2) * 4 = 12 800 за 18 400 отпечатков, то есть 700 руб за 1000 отпечатков, а это 700 * 2 * 4 = 5 600 руб в месяц на картриджи.

  3. Никто из заправщиков картриджей не использует оригинальный тонер! Его просто не существует в свободной продаже. Значит ВСЕ заправщики используют тонер просто похожий на оригинальный. Однако частички этого тонера имеют другую форму и другой химический состав, и как он будут воздействовать на ваш принтер или МФУ не известно. Результатом этого является как очевидное просыпание тонера в аппарат и загрязнение механизмов, так и значительное снижение ресурса узлов и механизмов аппарата, причем порой в разы из-за неподходящих для данного тонера режим нагрева, заряда, переноса, и т. д. Всё это приводит к постепенному выходу принтера или МФУ из строя. Пользователь как правило, этого не замечает, так как повышенный износ происходит не мгновенно, но неотвратимо. Это как с курением — вроде никаких особых побочных явлений пока начинаешь курить не видно, а затем через много лет — какая нибудь неизлечимая болезнь.

    Поэтому незапланированные ремонты принтеров придется делать чаще, уже через 30 000 отпечатков, а не 50 000, как было с оригинальными картриджами. Получаем ремонт стоимостью примерно в 20 000 руб 1 раз в 15 месяцев, то есть 1 333 руб в месяц на 4 аппарата.

    Частота профилактики остается прежняя — 4 раза в год, на неё тратим 1 947 руб в месяц .

    То есть суммарно на ремонт = 1 333 + 1 947 = 3 280 руб в месяц.

  4. Налог на имущество. Так как аппараты стоят на балансе у фирмы ОО «Глазго», то они ежемесячно платят 2% налога на имущество от амортизируемой суммы в 100 000 руб, что примерно 2 000 в месяц.

  5. Снижение качества печати — оно есть как явное, в виде грязных полос, причину которых мы рассмотрели в пункте 2, так и в виде плохой печати полутонов, которая так же важна, даже для тех, кто печатает исключительно деловые бумаги . Это могут быть например письма с логотипом или таблицы из Exel, и те кому они адресованы могут просто не увидеть всех линий, и вам придется перепечатывать эти бумаги на другом принтере. Исследования показывают, что до 20% бумаг приходится перепечатывать из-за плохо качества отпечатка на заправленном принтере . При средней цене бумаги в 200 рублей за пачку в 500 листов , даже 20% от неё — это 40 рублей, выброшенный в корзину. На печать 2 000 листов это уже 160 рублей, а если умножить на наших 4 аппарата получаем 640 руб. в месяц на испорченную бумагу.

  6. Потеря времени на замену картриджей , внеплановые ремонты и оплату счетов.
    Ремонт принтера , как правило занимает около недели — в течение этого время вы на чем печатаете ? На чьем-то соседнем принтере? И тратите время на пересылку документов с просьбой распечатать, на походы за распечатками или на налаживание работы чужого принтера на своем компьютере? Сколько времени потрачено зря? Сколько лишних поводов отвлечься от работы ? А сколько стоит рабочий час ваших сотрудников? Ответьте себе честно на эти вопросы.

    Кроме того, так как перезаправленные картриджи печатают меньше, то и менять их надо чаще, на что тоже уходит время ваших сотрудников! Сколько денег дополнительно «съедают» эти процедуры у вас и вашей компании?

    Наша статистика показывает, что в нашем примере системный администратор тратил бы на заказ заправки, вызов мастера, закупку картриджей, устранение заминов и мелких поломок на аппарате, установку картриджей и т. д. по 1 часу в день. Допустим, что он получает у вас около 50 000 в месяц, соответственно его рабочий час стоит 50 000 / 160 часов = 312,5 руб, а это 6 562,5 руб в месяц.

  7. Более частые заправки картриджей и ремонты — это более частые процедуры платежей у которых так же есть расходы : позвонить заправщику картриджей , запросить счет, организовать доставку картриджей в заправку (сколько будет стоить поездка вашего сотрудника для заправки? или организовать визит заправщика к вам ( кстати, где он будет заправлять? Весь офис будет дышать тонерной пылью?)), принять работу, отнести на подпись счет в оплату, напечатать платежку, оплатить услуги банка за эту платежку.

    А это опять затраты на выписывание счетов и оформление бумаг по 400 руб за счет. Получаем около трех счетов в месяц = 1 200 руб. в месяц.

  8. Удар по имиджу компании. У нас в Бюро офисных машин, есть уже целая подборка документов: счетов, справок, результатов медицинских анализов, и других документов, которые выдавали в разных очень известных организациях. И каждый нас поражает «фантастическая» в прямом смысле копеечная экономия , которая видится на этих безобразных распечатках. Вот например:Посмотрите — грязь, полосы , фон, непропечатки в прямую говорят о том, что предоставив услугу ценой в несколько тысяч рублей, они распечатали отчет об этой услуге на заправленном или восстановленном картридже, и сэкономили на этой конкретной распечатке 50 копеек. т. е. при сумме счета в 1 000 рублей, экономия составила 0,001 % ! Эти компании легко дают скидку в 10-20% по какой нибудь карте клиента, но при этом экономят 0,001 % на качественной распечатке счета за свои услуги. Лояльность клиента сразу резко снижается! Любой клиент, взявший в руки такой счет задумается: «А на чем еще они сэкономили? Может на качестве продуктов, из которых приготовлен мой заказ? Может быть на мыле для рук врача или на перчатках? Может быть эта экономия опасной для меня?». И вы, и мы ответите — да, может!

    ИТОГО: 2 777 + 5 600 + 3 280 + 2 000 + 640 + 6 563 + 1 200 = 22 060 руб.

    При этом идет удар по имиджу компании из-за некачественных отпечатков, более высокая нагрузка на системного администратора из-за частых ремонтов и постоянной перезаправки. Также, в случае поломки подмненную технику вам НЕ предоставляют, а ремонта аппарата можно ждать несколько дней.

Из данной статьи можно сделать вывод о том, что при переходе на аутсорсинг печати, то есть на заключение покопийного контракта, компания ООО «Глазго» начала тратить не 22 060 руб в месяц на печать, а всего лишь 11 875 руб, что меньше на 46 % . И это не смотря на то, что компания раньше перезаправляла картриджи!

Чтобы понять насколько покопийный контракт сократит издержки в вашем случае, закажите бесплатный аудит печати! Для этого отправьте заявку по адресу

Имя:
Телефон *:
E-mail: (напишите, на случай невозможности связи)
Комментарий:
Проверка:

×